Рост количества компаний, связанный с обслуживанием людей растет, а предприятиям начинающим свой бизнес в этой сфере требуется не только кадровый подбор, но и грамотное оформление офиса, а в особенности ресепшен.
Поэтому дизайн офиса и мест администраторов стал горячей темой в последнее время. Проектировка и закупка офисной мебели не сложны, но есть некоторые вопросы, которые вы должны задать себе, прежде чем начать. От обдуманных и взвешенных решений будет зависеть быстрота достижения результатов в вашей рабочей области. Но как создать или укоплектовать мебелью офис, чтобы он соответствовал не только вашим потребностям, но и тех, кто обратиться к вам — вашим будущим клиентам. Прежде чем отправиться в магазин за мебелью, где вам предложат вкусные цены и большой выбор мебели, включающий не только столы и стулья, а всевозможные шкафы, офисные перегородки и стойки, вы должны создать карту-план комнаты, чтобы решить, куда и как поместить всю мебель. Ваша карта не должна быть художественным шедевром, но даже быстрый набросок намного упростит вам задачу закупки мебели. К тому же этот план наглядно покажет недостатки вашего пространства, которые, кстати, можно будет устранить правильно подобрав мебель. Не забудьте отметить размещения электрических розеток, чтобы убедиться, что у вас будет подходящее место, чтобы подключить компьютер, принтер и другое офисное оборудование.
Решите, сколько места для рабочего стола или стойки на ресепшен вам нужно — это позволит выбрать лучшее место для стола. Не стоит размещать стол у окна, потому что администратор будет отвлекаться во время работы. Нужно позаботиться о том, чтобы место было достаточно хорошо освещено и находилось либо напротив входа, либо неподалеку от него, чтобы посетитель не искал человека, к которому нужно обратиться за помощью или консультацией, а прямиком направлялся в приемную. Помните о том, что не все ваши посетители обладают терпением и сообразительностью, кроме того, вы сами более заинтересованы в том, чтобы покупатель не прошел мимо вас. Определитесь с выбором стула или кресла, которое будет удобно для Вас и для ваших посетителей. Подумайте о том, чтобы мебель была удобной, ведь нет гарантии в том, что клиентам не придется сидеть в приемной в течение длительных периодов времени. К тому же, если ваш личный стул будет неудобный, вы будете плохо работать. Решите, где вы поставите принтер. Будет ли у вас отдельный стол для принтера или вы используете иной предмет мебели для размещения принтера,например, картотеку. Спросите себя, если вы нуждаетесь в шкафах. Если да, то какого объема вам требуется шкаф, для пользования сколькими людьми. В случае с ресепшен лучше приобрести открытую красивую вешалку. Посетители смогут снять верхнюю одежду и оставить свои вещи на видном месте. Установите вешалку в том месте, где это будет удобно для Вас, потому что большую часть времени в данном офисе будете проводить все же вы сами. Вы также должны предусмотреть наличие корзины для бумаг.
После того, как вы распланировали мебель для ресепшен, измерьте имеющихся служебные помещения. Если они не слишком велики, то основной стол для ведения переговоров и приема клиентов лучше установить в центре главного помещения, а все другие предметы мебели: стулья и кресла должны вращаться вокруг этой центральной точки. Расставьте мебель вокруг стола таким образом, чтобы оптимизировать имеющееся пространство и функциональность. Стеллажи и шкафы должны быть в пределах досягаемости руки. Это очень важно, когда речь идет о приемной. Хотя многие люди думают, что администратор только отвечает на телефонные звонки, тем не менее в функции администратора входит оформление различного рода документов и общение с клиентами и партнерами. Кроме всего прочего, администратор должен вовремя распространять сообщения для сотрудников, поступающие от руководителя. Профессия администратора требует повышенной ответственности. А организация и координация рабочего места являются ключами к успешной работе администратора. Приемная — это всегда первое впечатление, которое клиент формирует, приходя в офис. Сейчас существует много вариантов стойки ресепшн в продаже, но вы можете сделать мебель под заказ с использованием ваших необходимых размеров, материалов. Проекты для этих рабочих столов могут быть различными по стилю, однако, не забывайте об основных требованиях к стойкам. Они вам пригодятся. Стойка должна быть сделана из высококачественного пластика или дерева, иметь удобную форму, которая будет комфортна и способна скрыть любой рабочий беспорядок, который в будущем может возникнуть. Поверьте, это нормально и это происходит во всех компаниях. Главное, чтобы посетитель не разочаровался, увидев ваш офис в неприглядном виде. Кроме того, удачно спроектированная стойка должна скрыть телефонные аппараты, канцелярские предметы, бумагу, электронные устройства и провода. Основные стойки регистрации могут быть украшены дополнительными деталями, однако и тут нужно чувство меры.